Elektroniczny system zarządzania, archiwizacji i obiegu dokumentów

Masz dość stosów dokumentów zalegających na biurku ? Odczuwasz brak czasu na ich porządkowanie ? Pełna szafa dokumentów, codziennie pojawiają się nowe, a wyszukanie potrzebnej umowy zajmuje zbyt wiele czasu ? Chciałbyś sprawnie i bezpiecznie zdalnie pokazać kontrahentowi lub współpracownikowi przygotowany projekt, umowę, produkt ?

Wszyscy wiemy, jak wygląda archiwum z szafami pełnymi kartotek, segregatorami, rejestrami, aktami i kartami katalogowymi. System ELO Digital Office przejął tę sprawdzoną metodę porządkowania dokumentów i przekształcił ją w nowoczesny, elektroniczny system kompleksowej obsługi dokumentów.

Po przeniesieniu stosu dokumentów do komputera zarządzanie nimi staje się szybkie i łatwe. Niezależnie od tego czy dokumenty są w formie papierowej, faksów cyfrowych, obiektów graficznych, plików pakietu Microsoft Office, OpenOffice, Adobe Acrobat, AutoCAD czy pochodzą z programu Outlook - znacznemu skróceniu ulega czas dostępu do nich, przy równoczesnym zmniejszeniu wykorzystania powierzchni biurowej i znacznej redukcji kosztów. Wykorzystanie potencjału tkwiącego w DMS (Document Management System), jego ogromnych możliwości automatyzacji, przynosi przedsiębiorstwu efektywne korzyści w dziedzinie Workflow. Skrócenie czasu obsługi klienta, gwarancja bezpieczeństwa dokumentów oraz zwiększenie pojemności archiwów wprowadzają znaczną oszczędność czasu i pieniędzy. Uzyskujemy również niezależnie od platformy sprzętowej i miejsca przebywania, bezpieczne narzędzie dostępu do informacji. Pracownicy, partnerzy biznesowi lub klienci za pomocą standardowej przeglądarki otrzymują daleko idący zakres funkcji - mogą poruszać się po strukturze deponowania, tworzyć jej elementy, włączać nowe dokumenty do archiwum, umieszczać na nich swoje uwagi, opatrywać je "karteczkami samoprzylepnymi", uczestniczyć w zadaniach, korzystać z obszernych możliwości przeszukiwania i raportowania.

Paleta produktów ELO (Electronic Leitz Organizer) rozciąga się od ELOoffice - rozwiązania dla pojedynczego stanowiska oraz małych firm, poprzez ELOprofessional - modularnego oprogramowania klient/serwer przeznaczonego dla średnich i dużych przedsiębiorstw, aż do ELOenterprise, które jako sztandarowe rozwiązanie oferuje koncernom wysoką skalowalność i optymalną integrację z portalami dzięki komponentom serwera napisanym w języku Java.

• Funkcja zintegrowanej przeglądarki - umożliwia kartkowanie zawartości segregatora niezależnie od formatu plik, pokazuje bezpośrednio dokumenty wewnątrz ELO. Dla specjalnych formatów (jak np. CAD) ELO oferuje rozszerzenie poprzez Pluginy.
  Dla ułatwienia orientacji zintegrowany został widok miniaturek, w ten sposób można się szybko poruszać po pojedynczych stronach lub - jak na zestawieniu miniaturek fotograficznych - przejrzeć zawartość całej teczki. Jest to bardzo pomocne np. przy sortowaniu i obróbce zdjęć cyfrowych. Do każdego dokumentu mogą być dołączone notatki.

  
  

• Funkcja importu/eksportu umożliwia przenoszenie dokumentów, skoroszytów i całych szaf kartotecznych pomiędzy poszczególnymi komputerami, laptopami.

• Dostarczany z systemem ELO program ELOviewer umożliwia przeglądanie zapisanych dokumentów na dowolnym komputerze, nawet jeśli nie jest na nim zainstalowany system ELO. Jest to skuteczna metoda tworzenia kopii zapasowych materiałów zawartych w archiwum. Do archiwum w formie zakodowanej mają dostęp jedynie użytkownicy mający uprawnienia.

• System ELO pozwala na opatrywanie dokumentów "karteczkami samoprzylepnymi", notatkami multimedialnymi, dźwiękowymi lub filmowymi. Wprowadzanie informacji do indeksu jest mniej uciążliwe, dzięki funkcji schowka z możliwością optycznego rozpoznawania znaków (OCR).

• Użytkownicy mają możliwość skorzystania z interfejsu ELOscript, narzędzia do tworzenia skryptów, dzięki któremu można uzupełnić system o specjalne, nietypowe funkcje, jak również zautomatyzować procesy robocze. Modyfikacji mogą ulec pozycje menu i paski narzędzi, na których pojawić się mają nowe funkcje. Standardowo dostarczane jest środowisko pozwalające przetestować samodzielnie utworzone moduły.

• Każde przedsiębiorstwo posiada swoje indywidualne biznesowe i organizacyjne przyzwyczajenia. Dlatego też powinno być zastosowane takie rozwiązanie DMS, które pozwala na optymalne dopasowanie do specyficznych reguł panujących w przedsiębiorstwie. System ELO to duża elastyczność konfigurowania, która dzięki otwartej architekturze jest łatwa w realizacji. Pełna personalizacja – miejsce pracy każdego użytkownika może być dostosowane do jego potrzeb, wymagań jak i uprawnień.

• Obok szukania przy pomocy masek, ELO oferuje również Fulltext - pełno-tekstowe szukanie pojęć słownych znajdujących się w treści dokumentu. Znalezione miejsca będą przy tym na żądanie zaznaczane na kolorowo dla szybszej orientacji. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna przy przeszukiwaniu skanowanych materiałów, protokołów, faksów, umów lub zarchiwizowanych emaili. Dla usprawnienia operacji szukania, system ELO oferuje możliwość łączenia korzyści z szukania wspomaganego indeksami oraz szukania Fulltext.
  Dla szukania Fulltext oraz szukania opartego na sieciach neuronowych zaimplementowane zostały najbardziej wydajne technologie dostępne na rynku.

• Możliwy jest dostęp do zasobów zdeponowanych w systemie ELO przez przeglądarkę internetową - brak kosztów dodatkowej licencji.

  
  
  

• Łącze LDAP i Single Sign-On - szczególnie przy dużych instalacjach ważne jest, by móc automatycznie przejąć istniejących użytkowników oraz struktury grup z istniejących już struktur Active Directory. Możliwe jest stałe dostrojenie pomiędzy Active Directory i aplikacją ELO.

  

• Monitorowanie obiegów - często działają w przedsiębiorstwie jednocześnie setki obiegów dokumentów i spraw. Ważne jest wtedy, by zachować orientację! system ELO jest w stanie obserwować wszystkie aktywne obiegi. Użytkownik może w każdym momencie prześledzić, w jakim stadium w danej chwili znajduje się dowolny proces, kto opracowuje go aktualnie, kto wydał zgodę, a kto odmówił. Zdefiniowane mogą być alarmy informujące we właściwym czasie o przekroczeniach terminów wykonania czynności. Funkcje raportów gwarantują również po latach absolutną przejrzystość zakończonych przebiegów biznesowych.

  

• System ELO wyposażony jest w funkcje sieciowe i umożliwia wielu użytkownikom równoczesny dostęp do archiwum. Wydajność procesów roboczych, zarówno w obrębie grup użytkowników, jak i pomiędzy nimi, gwarantują funkcje ochrony hasłem, przydzielania praw dostępu, przypominania i bezpośrednie połączenie z pocztą elektroniczną.

• 

  Dzięki funkcjonalności ELO Internet Gateway uzyskujemy niezależnie od platformy sprzętowej i miejsca przebywania, narzędzie dostępu do informacji. Pracownicy, partnerzy biznesowi lub klienci mogą się szybko i bezproblemowo integrować w cyfrowy proces biznesowy. Za pomocą standardowej przeglądarki użytkownik otrzymuje daleko idący zakres funkcji. Może tworzyć elementy struktury, poruszać się po strukturze deponowania, włączać nowe dokumenty do archiwum, dołączać uwagi, uzyskać dostęp do zadań lub korzystać z obszernych możliwości szukania i przeglądania.

• Wykorzystując popularność notebooków oraz bezprzewodowego dostępu do internetu możemy efektywnie pracować w dowolnym miejscu. Moduł ELOmobil, zapewnia dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów i danych, które będą w tym celu automatycznie synchronizowane z archiwum offline, poprzez zintegrowane mechanizmy replikacji. Użytkownik może świadomie ustawić, które dokumenty, względnie części archiwum, chce mieć do dyspozycji. Jeśli dokumenty zostaną zmienione lub na nowo utworzone, przy następnym kontakcie zostaną automatycznie zsynchronizowane z centralnym serwerem archiwum ELO. Porównanie danych następować może przez połączenia telefonicznej sieci lub połączenia VPN poprzez Internet. Jeśli dane zmienione zostały zarówno w drodze jak i centralnie, ELO przeprowadza natychmiast zarządzanie konfliktami replikacji, przy którym użytkownik może zdecydować, która wersja ma być wersją roboczą.

• ELO DocLink SERWER daje możliwość przesłania poprzez system mailowy linków (HTTP-links) istniejących dokumentów ELO. Odbiorcy mogą poprzez link HTTP oraz dowolną przeglądarkę uzyskać dostęp do określonego dokumentu archiwum ELO w miejscach pracy nie posiadających systemu ELO. Na podstawie dialogu haseł sprawdzane są z archiwum ELO dane użytkownika, co gwarantuje bezpieczny dostęp.

• Przepełnione skrzynki pocztowe, przeładowane systemy emailowe, brak stabilności stanowią dla coraz większej ilości przedsiębiorstw wyzwanie. Przy całej prostocie aplikacji, wywołuje ona jednak dużo problemów organizacyjnych i technicznych w IT. Pomocnym jest tu zastosowanie ELOprofessional do obsługi i archiwizowania emaili (Lotus Notes, MS Exchange).

• W każdej licencji ELOprofessional dla stanowiska komputerowego zawarty jest już wydajny klient skanowania. Wspierane są wszystkie występujące na rynku skanery z interfejsem TWAIN lub ISIS.
  

• Zautomatyzowane rozpoznawanie formularzy - przy występowaniu standaryzowanych formularzy, możliwa jest korzystna automatyzacja. Już podczas skanowania można przeprowadzić analizę i klasyfikację dokumentu. ELO udostępnia tu łatwo konfigurowalny system rozpoznawania formularzy, który w określonych obszarach dokumentu rozpoznać może zmienne tekstowe i przy pomocy OCR odczytać jego zawartość. Tak otrzymane dane mogą być wciągnięte do dalszych procesów obróbki.

• 

  Inteligentna klasyfikacja niestrukturalizowanych dokumentów ELOprofessional Doc-Ixtractor - szczególnie cenna przy dużych ilościach dokumentów - przynosi dużą redukcję kosztów. Samo uczący się Doc-Ixtractor pracuje na bazie sieci neuronalnych.
  Ta przyszłościowa technologia rozpoznaje po krótkim treningu klasę dokumentu i jego zawartość, również jeśli chodzi o całkowicie nowy dokument. Przychodzące faktury mogą być np. w pełni automatycznie przyporządkowane zamówieniu w systemie ERP i bezpośrednio zaksięgowane. Inna możliwość zastosowania to automatyczne przekazywanie zapytań lub reklamacji klientów, w zależności od treści, bezpośrednio do właściwego działu.

• Zarządzanie danymi CAD - w budownictwie, w przemyśle czy w administracji - wiele przedsiębiorstw wykorzystuje dzisiaj systemy CAD. Zastosowania ich są nieograniczone - począwszy od konstrukcji, budowy urządzeń, nieruchomości aż do budownictwa. Nierzadko też są one członem kompletnego łańcucha zarządzania aktywnym cyklem produkcyjnym. Oczywistym jest, że ELOprofessional może służyć również wydajnej integracji CAD. Aktualnie wspomagane są następujące formaty:
  • AutoCAD (dwg, dxf)
  • Mechanical Desktop (dwg)
  • Catia (CATproduct, CATpart, CATdrawing)
  • Inventor (iam, ipt, idw, ipn, idv, ide)
  • Solid Works (sldasm, sldprt, slddrw)
  • ProEngineer (asm.1, prt.1, drw.1)
  • Solid Edge (asm, par, dft, psm, pwd)
  • Nemetschek (000, NID)
  • Microstation (dgn)
  • Unigraphics (prt)
  • Bocad (bmf_, hp2)
  • EPlan
  • Caddy (mod)

• 

  Przy importowaniu lub wysyłaniu dokumentów ELO sprawdza automatycznie kompletność wszystkich grup rysunków i szufladkuje struktury rysowania. Przy przejmowaniu kontrola duplikatów troszczy się o to, by grupy rysunków i rysunki nie deponowane były podwójnie, oszczędza to drogie miejsce pamięci i zapobiega błędom w zarządzaniu rysunkami.
  Przy wysyłaniu tworzone będą automatycznie listy rysunków oraz protokoły wysyłki. Poprzez specjalne Viewer-Plugins do dyspozycji są funkcje adnotacji, porównywania dwóch rysunków, a co za tym idzie - nie na każdym stanowisku komputerowym muszą być instalowane drogie licencje CAD, by móc obejrzeć lub poddać dalszej obróbce dokumenty CAD.

• Dołączenie DOC-Finder - mieć dostęp z każdego miejsca do wszystkich informacji i dokumentów - jest wyznacznikiem współpracy zrealizowanej pomiędzy ELO oraz SAP.
  DOC-Finder dostarcza SAP zintegrowany interfejs użytkownika dla przeszukiwania, za pomocą którego z wewnątrz SAP przeszukiwane mogą być w archiwum ELO dane NON-SAP.

• 

  Moduł BARCODE znacznie upraszcza - automatyzuje procedury, które dotychczas wymagały dużego nakładu pracy. Dzięki niemu eliminujemy błędy identyfikacji, segregacji oraz klasyfikacji dokumentów. Daje możliwość automatycznego indeksowania, deponowania dokumentów bez konieczności manualnego opracowywania. Skutecznie identyfikuje m.in. EAN 8, EAN 13, Code 39, 2 of 5 interleaved, Code 25 interleaved, UPCA, UPCE.

• 

  System ELO charakteryzuje wysoka sprawność - zalecane wymagania systemowe:
  Procesor 1 GHz, Pamięć operacyjna 512 MB RAM,
  Karta graficzna XVGA (1024 x 768),
  z 24-bitową głębią koloru,
  1 GB wolnej przestrzeni dyskowej na pełną instalację,
  nagrywarka CD, Skaner zgodny z TWAIN,
  System operacyjny: Windows 2000 / XP / 2003 / Vista

• Wydajny i potężny - obecnie duże koncerny światowe, jak chociażby Lufthansa, MAN, Preciosa, stosują produkty ELO Digital Office jako rozwiązanie DMS w bardzo dużych instalacjach, pod najwyższym obciążeniem. Obsługują tysiące użytkowników i zarządzają wieloma milionami dokumentów, obiektów multimedialnych, projektów oraz wieloma innymi zasobami przez 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.

Lista referencyjna